Общи разяснения относно оформянето на документи от и за чужбина

Общи разяснения относно оформянето на документи от и за чужбина

На 30 април 2001 г. за Република България влeзe в сила Конвенцията за премахване на изискването за легализация на чуждестранни публични актове, съставена в Хага на 5 октомври 1961 г.

Във връзка с прилагането на конвенцията даваме следните разяснения:

1. Конвенцията предвижда унифициран способ за оформяне на определена категория документи (публични актове), предназначени за ползване в чужбина - чрез поставяне върху самия документ или в приложение към него на специално удостоверение (apostille). По своята същност и съдържание заверката с "апостил" представлява легализиране на документа от компетентния

орган в държавата, където той е издаден. Специфичното е това, че снабдените с оригинален "апостил" документи се освобождават от всякакви следващи форми на заверка и легализация (от други висшестоящи местни органи в страната на издаване, както и от дипломатическото или консулско представителство на държавата-страна по конвенцията, на чиято територия трябва да се представят). Неофициален превод на конвенцията е даден в настоящия раздел "Консулски услуги - заверки и легализации".

2. Държавите-страни по конвенцията са посочени в настоящия раздел "Консулски услуги - заверки и легализации". Подробна информация за издаващите "апостил" органи на всяка държава може да се получи на интернет адрес: www.hcch.net

3. Документите, произхождащи от посочените държави и снабдени с "апостил", няма да се легализират от българското дипломатическо или консулско представителство в съответната държава или акредитирани за нея. Те ще се признават от българските органи, когато върху тях или в приложение към тях има поставен в оригинална форма "апостил". В случай че документите

не притежават или не могат да бъдат снабдени с "апостил", за да произведат действие на територията на България, те трябва да бъдат удостоверени (легализирани) съгласно общоприетата досегашна процедура - да са заверени от Министерството на външните работи на издаващата държава, след което - легализирани от българското дипломатическо или консулско представителство в тази държава или акредитирани за нея.

4. Същият режим се прилага и спрямо българските документи, предназначени да произведат действие на територията на някоя от посочените държави - страни по конвенцията. Органите, компетентни да поставят "апостил" върху българските публични актове, са :

 Министерството на правосъдието: за актовете на съдилищата и нотариусите

(публични актове по смисъла на чл. 1, букви "а", "б" и "г" от конвенцията). Подробна информация за издаването на удостоверението "Апостил" от Министерството на правосъдието се съдържа в раздел "Публични услуги" на следния интернет адрес: www.mjeli.government.bg

 Министерството на външните работи: за всички останали актове (публични актове по

смисъла на чл. 1, буква "б" от конвенцията). Такива са: документите за гражданско състояние и адресна регистрация на общините; различните удостоверения, сертификати, лицензи и други на министерства, държавни агенции и комисии; документите за образование, придобита квалификация и правоспособност; документи на НОИ, НСИ и други подобни.

Подробна информация за заверката на образователни документи от Министерството на образованието (преди легализацията им с "Апостил" от Министерството на външните работи) се съдържа на следния Интернет-адрес: www.minedu.government.bg

5. Важно обстоятелство е, че конвенцията не се прилага и не се снабдяват с "апостил" административните документи, пряко свързани с търговска или митническа операция, както и документите, изготвени от дипломатически или консулски представителства. Такива документи могат да бъдат удостоверени за ползване в чужбина (легализирани) от Министерството на външните работи, когато са оформени съгласно действащите изисквания - да бъдат заверени с

оригинален т. нар. "правоъгълен щемпел за чужбина" от издаващия или съответния висшестоящ орган (виж точка 7) .

6. Важно! В съответствие с новата процедура за удостоверяване на предназначените за чужбина български документи, от 30 април 2001 г. Министерството на външните работи няма да заверява документите, оформени с удостоверение ("апостил") от Министерството на правосъдието. Поради

това, когато удостоверените от Министерството на правосъдието документи трябва да се представят в държави, които не са страни по посочената конвенция, тези документи следва да се внесат за следващо легализиране направо в дипломатическото представителство на съответната държава.

7. Важно! За да бъдат снабдени с "апостил" от Министерството на външните работи, българските документи трябва да са оформени съгласно действащите до момента изисквания - да имат в оригинален вид заверка с т. нар. "правоъгълен щемпел за чужбина" от издаващия или съответния висшестоящ орган, както и положен до щемпела кръгъл

печат и подпис на оправомощеното да извършва тази заверка длъжностно лице.

Много важно! Няма задължително изискване българските документите да бъдат снабдени с превод на чужд език, за да бъдат удостоверени (легализирани) от Министерството на външните работи. Всяко заинтересовано лице може да поиска единствено да бъде

извършено удостоверяване чрез "апостил" (легализиране) на надлежно оформения български документ. Допълнителни разяснения относно преводите се съдържат в т. 11.

8. Снабдените с "апостил" български документи се освобождават и не се нуждаят от следваща легализация от дипломатическото или консулско представителство на държавата-страна по конвенцията, в която ще се представя документът. Необходимо е да се има предвид, че снабдените с "апостил" документи се признават и могат да произведат действие във всяка една от държавите-страни по конвенцията. В редица държави е възможно местните органи да приемат и копие от снабден с "апостил" документ, когато това копие е удостоверено от компетентен местен орган или нотариус, в съответствие с вътрешното право. Това означава, че съществува

възможност редица документи, в които не се съдържа срок на валидност, да бъдат използвани многократно в различни държави-страни по конвенцията. Тази възможност поставя въпроса за целесъобразността от снабдяването на документа с превод на определен чужд език. В случаите, когато притежателят на снабден с "апостил " български документ има намерението или

необходимостта лично да го представя пред органите на различни държави-страни по конвенцията, той може да извършва преводите във всяка държава, съгласно местните изисквания.

9. Друго важно обстоятелство е, че разпоредбите на конвенцията не променят режима за освобождаване от легализация на документи, установен в подписаните от България двустранни договори за правна помощ. Когато между България и държава-страна по конвенцията има договор за правна помощ, освобождаващ документите от легализация, ще се прилага режимът на

двустранния договор, съобразно посочените в него видове документи и начина за тяхното оформяне (обща информация за такива договори е дадена в настоящия раздел "Консулски услуги - заверки и легализации", като "Списък на държавите, с които се прилага режим на освобождаване на документи за легализация, предвиден в двустранни договори за правна помощ

между тези държави и Република България") В същото време няма пречки документите да бъдат снабдени и с "апостил", въпреки облекчения режим по конкретния договор за правна помощ. Такова оформяне е препоръчително, особено за заверявани от местен нотариус документи (пълномощни, декларации, удостоверения), тъй като чрез поставения "апостил" българските

органи ще получат съответните гаранции за правомощията на чуждестранния нотариус, извършил удостоверяването върху документа. Това съображение е валидно и по отношение на определени видове документи за чужбина, удостоверявани от български нотариус или друг орган.

10. По отношение на документите, произхождащи от държави или предназначени за държави, които не са страни по посочената конвенция, се прилагат досегашните изисквания и процедура за тяхното удостоверяване (легализиране):

· чуждите документи трябва да са удостоверени (заверени) от Министерството на

външните работи на издаващата държава, след което - легализирани от българските дипломатически и консулски представителства в тази държава или акредитирани за нея. Когато няма легализация от българското представителство в издаващата държава, такава легализация трябва да направи дипломатическото представителство на издаващата държава, акредитирано за България;

· българските документи трябва да притежават "апостил" от оправомощения наш орган

или другата форма на удостоверяване (легализация) от Министерството на външните работи, след което се легализират от дипломатическото или консулско представителство на държавата, в която трябва да бъдат представени.

11. Важно! За да бъде направено от МВнР удостоверяване (заверка) на подписа на преводача, преводите на български или чужди документи трябва да са извършени само от български преводачески фирми, които имат сключен договор с Министерството на външните работи. Преводите трябва да са оформени в съответствие с изискванията, посочени в този договор.

Текстът на договора можете да намерите в настоящия раздел "Консулски услуги - заверки и легализации". Обръщаме внимание на заинтересованите лица, че е възможно в някои държави да не бъдат признати преводите, извършени от български преводачи, независимо от това, че подписът на преводача е заверен от българското Министерство на външните работи. Необходимо е да бъде поискана предварителна информация от

дипломатическото представителство на държавата или от местния орган, където ще се представя документът, дали извършеният и заверен в България превод ще бъде признат. В някои държави тези преводи се признават, след като съответното дипломатическо представителство, акредитирано за нашата страна, удостовери заверката на подписа на

преводача, извършена от българското Министерство на външните работи.

Важно! С вербална нота № 13/MNE от 21.02.2007 г. Посолството на Португалия в София е

информирало Министерството на външните работи на Република България, че от 26 февруари 2007 г. всички преводи на български документи ще се заверяват присъствено в консулската секция на Посолството, на адрес: гр.София, ул. "Позитано" № 7, бл.3, ет.5. За заверка на такива преводи преводачите ще трябва да отиват в консулската секция на Посолството, за да подписват извършените от тях преводи, за верността на които носят

отговорност, пред Завеждащия консулската секция. Предвид тази информация, от Посолството на Португалия в София съобщават, че няма да бъдат признавани и обработвани преводи от български на португалски език, заверени от Сектор "Заверки и легализации" на Министерството на външните работи на Република България.

12. До приемането на нов нормативен акт, регламентиращ изискванията и процедурата за удостоверяване (легализиране) на документите от и за чужбина, се прилагат разпоредбите на Правилника за легализациите, заверките и преводите на документи и други книжа (обн. ДВ, бр. 73

от 12.09.1958 г., последно изм., ДВ, бр.103 от 25.12.1990 г.) - текстът на правилника е даден в настоящия раздел "Консулски услуги - заверки и легализации".

13. Таксите, които се заплащат за извършваните от Министерството на външните работи удостоверявания (легализации) на документи и заверки на подписи на преводачи, са утвърдени с Тарифа № 3 - текстът на тарифата можете да намерите в настоящия раздел "Консулски услуги - заверки и легализации". Таблица с размера на различните такси е дадена в настоящия раздел "Консулски услуги - заверки и легализации". Внимание! Заплащането на услугата става само чрез държавни таксови марки (не пощенски!), които се залепват върху документа и превода така, че да има достатъчно място да бъдат поставени съответните щемпели за удостоверяване (легализиране) и заверка.

Допълнителна информация относно начина на приемане и оформяне на внасяните за удостоверяване (легализиране) документи от и за чужбина, както и за заверка на подписа на българския преводач можете да получите от сектор "Заверки и легализации" (вътрешни тел. 203; 208, 212 и 214).

Телефонна централа : 946-12-19; 946-12-20; 846-82-26

Адрес: София - 1504, бул "Евлоги Георгиев" № 117 (най-близката спирка на градския транспорт е на " Орлов мост")